2020.06.09 インフルエンザ予防について

【医師監修】インフルエンザで欠勤……。上司に送る欠勤連絡メールの文例を紹介!

インフルエンザ予防について
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情報手段が多様化する現代、ひと昔前ではタブーとされていたメールでの欠勤連絡も、「効率化につながる」と、採用している会社が増えているようです。社会人として恥ずかしくない文面を送りたいものですが、インフルエンザのように苦しい症状の疾患の際、あれこれ文面を考えるのはつらいですよね。そこで今回は、インフルエンザで欠勤する場合のメール連絡のポイントを紹介します。

欠勤連絡の手段にメールはあり? まずは事前に確認を

体調不良などで会社を欠勤する場合、上司が仕事の段取りを素早く行えるよう、速やかに連絡するのがマナーです。その連絡手段として、ひと昔前は電話が一般的でしたが、最近では、「内容が記録として残る」「電話を取り次ぐ手間が省ける」などの理由から、メールによる欠勤連絡を可能としている会社もあるようです。体調を崩すことは誰にでもあるため、万が一に備えて、欠勤連絡の方法について確認をしておきましょう。もしメール連絡が可能かどうか分からない場合は、「欠勤の連絡をメールで行うのはマナー違反」と受け止める上司もいることも考慮し、まずは電話での連絡を試みるのが無難です。

インフルエンザによる欠勤連絡のメール作成のポイント

メール連絡

欠勤連絡をメールでする際は、「欠勤すること+仕事をどうするか」を簡潔にまとめることが大切です。文字だけのやりとりとなるメールは、直接声を交わす電話よりも体調や感情が伝わりにくいため、言葉遣いに注意し、要点を押さえてまとめなければなりません。これらのポイントを踏まえ、次に挙げる4つの内容を記載するようにしましょう。

●件名で用件と送信者を端的に伝える
たくさん届くメールの中に埋もれてしまわないよう、件名を見ただけで、用件と送信者が分かるようにします。欠勤が長引きそうなインフルエンザの場合、単に「体調不良による欠勤連絡」とするよりも、「インフルエンザによる欠勤連絡」といったように、疾病名も記載しましょう。

●具体的な症状を伝え、欠勤の必要性を訴える
出勤できない病状であることが伝わるよう、「39度の熱がある」「頭痛が激しい」など、具体的な病状も伝えましょう。また、検査の結果、インフルエンザが判明したら、「インフルエンザA型」など、病名と型を報告します。上司はインフルエンザ感染者の情報を得ることで、体調不良を訴えるほかの社員にインフルエンザの可能性を伝え、検査を促すことができるため、社内に感染が広がるのを防ぐことができるのです。

●医師の診断による、欠勤日数の見込み
インフルエンザの場合、発熱から3~7日間はウイルスを排出する可能性があります。自己判断ではなく、必ず医師の指示に従って、自宅療養が必要な期間を明記しましょう。

●仕事に関する引き継ぎと、欠勤中の連絡先
欠勤中も仕事が滞りなく進むよう、代理の対応や業務の代行をお願いしましょう。その際、謝罪の言葉をひと言、添えることも社会人としてのマナーです。また、病欠とはいえ、最低限の連携が取れるようにしておく必要があります。メールや携帯など、応対可能な連絡手段を伝えておくほか、リモートワークが可能であれば、その旨も伝えましょう。

インフルエンザによる欠勤連絡のメールの文例

先に挙げたポイントを踏まえた、実際の文例を紹介します。ここで注意したいのは、インフルエンザ時のメール連絡は2度必要となる場合があるということです。なぜなら、インフルエンザの確定には医師の診断が必要となるからです。発熱等で出勤できないと判断した時点でまず一報、診断を受け、インフルエンザが判明してからさらに一報、連絡するようにしてください。この場合のスムーズな文例をみてみましょう。

●欠勤を伝える一報目の文例

件名:体調不良による欠勤連絡 ○○課○○(所属部署と氏名)

○○主任

おはようございます。○○です。
昨夜より発熱し、今朝もまだ39度1分と高熱が続いているため
急なことで申し訳ありませんが、本日、休ませて頂いてよろしいでしょうか。
インフルエンザが疑われるため、病院で診察を受け、
結果が出ましたら改めて連絡いたします。
ご迷惑をおかけして申し訳ございません。
よろしくお願いいたします。

○○部○○(所属部署と氏名)

●インフルエンザ感染を報告する二報目の文例

件名:インフルエンザによる欠勤連絡 ○○部○○(所属部署と氏名)

○○主任

お疲れ様です。○○です。

検査の結果、インフルエンザA型でした。
医師の診断では○月○日まで療養が必要とのことで、
ご迷惑をおかけしますが、休ませて頂きます。
この期間の連携は、
メールや携帯(000‐0000‐0000)でできればと考えております。
また、明日○月○日○時に△△社との打ち合わせがあるのですが、
申し訳ございませんが、代わりのご対応をお願いしても宜しいでしょうか。
皆様にはご迷惑をおかけして大変申し訳ございません。
何卒よろしくお願いいたします。

○○部○○

インフルエンザにかかった人へお見舞いメールをする際は?

メールのポイント

社会人のマナーとして、お見舞いメールの送り方も心得ておきたいところ。インフルエンザの症状で苦しい思いをしていたり、欠勤した罪悪感で落ち込んでいたりしているとき、さりげないお見舞いメールが届くとうれしいものです。相手の気持ちに寄り添いながら、以下のポイントに気を付けてメールしましょう。

●件名で用件と送信者を端的に伝える
件名を見ただけで、用件と送信者が分かるようにまとめましょう。携帯電話にショートメールを送る際は、文頭に氏名と用件を明記すると、安心して読んでもらえます。

●相手の気持ちに寄り添った、体調を気遣うメッセージ
お見舞いのメールですから、「体調はいかがでしょうか」「お大事になさってください」など、相手の病状を気遣う言葉をひと言添えましょう。なお、早くよくなって欲しい気持ちを伝えたい場合、「早く治してくださいね」など、回復を急かすような言い方は避けましょう。「○○さんの笑顔が見られなくて寂しいです」「ご回復をお祈りしております」など、相手の心に優しく響くフレーズが望ましいです。

●返信不要の旨を伝え、仕事の内容にも触れない
相手は病気療養中ですから、ゆっくり静養できるよう、余計な気遣いをさせない配慮が大切です。返信不要の旨を伝え、返信の手間がかからないようにしましょう。また、仕事のことを思い出すと、療養に専念できません。仕事の内容に触れたり、思い出させるようなフレーズを使うのは控えましょう。

インフルエンザにかかった人へのお見舞いメールの文例

続いて、実際に送る文例を紹介します。同僚と上司では言い回しも変わってくるため、相手に合わせて適切な文例を参考にしましょう。

●同僚へ送るお見舞いのメールの文例

件名:お見舞い申し上げます ○○課○○(所属部署と氏名)

お疲れ様です、○○課の○○です。
今日、主任から○○さんがインフルエンザにかかったと聞きました。
その後、体調はいかがですか?
年度末も近く、毎日忙しくされていたから、
疲れが出たのではと心配しています。
○○さんが不在で寂しいですが、この機会にゆっくり静養してくださいね。
なお、返信は不用ですので、お気遣いなさりませんように。

○○課○○(所属部署と氏名)

●上司へ送るお見舞いのメールの文例

件名:お見舞い申し上げます ○○課○○(所属部署と氏名)

○○課の○○です。
今日、部長から○○主任がインフルエンザにかかったと聞きました。
ご多忙でいらっしゃったので、
無理をなさったのではないかと心配いたしております。
ご加療とご静養で回復されますよう、お祈り申し上げます。
なお、ご返信は不用ですので、お気遣いなさりませんように。

○○課○○(所属部署と氏名)

まとめ

メールの書き方ひとつで、相手に与える印象は大きく変わってきます。職場に迷惑をかけてしまう欠勤連絡の場合、特に、言葉遣いや内容に注意し、職場に十分配慮したメールを作成したいですね。休み明けに気持ちよく復帰するためにも、今回紹介した内容を参考に、好印象の欠勤連絡メールを送りましょう。

木村医師よりコメント
インフルエンザにかかった場合、学校の出席停止は「学校保健安全法」で決まっていますが、就業に関しては法律での決まりはありません。しかし、学校への出席停止期間として定められている発症後5日、かつ、解熱した後2日を経過するまでは、非常に感染力が高いです。インフルエンザにかかった場合の欠勤については会社ごとの判断がありますが、感染力が高い時期は考慮して欠勤するべきといえるでしょう。

監修者

監修者

医師・木村眞樹子
都内大学病院、KDDIビルクリニックで循環器内科および内科として在勤中。内科・循環器科での診察、治療に取り組む一方、産業医として企業の健康経営にも携わっている。総合内科専門医。循環器内科専門医。日本睡眠学会専門医。ビジョントレーニング指導者1級資格。

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